E-Rechnung: ab wann sie dich betrifft

Bei der E-Rechnung reden viele über 2027 und 2028. Der Teil, der die meisten überrascht, liegt aber bereits hinter uns.

Der Teil, der schon gilt

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist, und es gilt auch für Kleinunternehmer. Wenn dir ein Geschäftspartner heute eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können — unabhängig davon, ob du selbst schon welche ausstellst.

In der Praxis heißt das: eine Mailadresse, die dafür da ist, und ein Weg, die Datei zu lesen und aufzubewahren. Kein Großprojekt. Aber eben auch nichts, was von selbst passiert.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist

Der Gesetzestext ist an dieser Stelle ungewöhnlich klar:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG

Das entscheidende Wort ist strukturiert. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung in diesem Sinne — es ist ein Bild einer Rechnung, das ein Mensch lesen kann und ein Programm nicht. Gemeint sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, bei denen die Daten maschinenlesbar mitgeliefert werden.

Die Fristen im Überblick

Betroffen sind Rechnungen zwischen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht erfasst.

Warum ausgerechnet 800.000 Euro

Die Schwelle ist gesetzlich so gesetzt — und sie liegt bemerkenswert ungünstig. Sie verläuft mitten durch die Größenklasse, in der die meisten inhabergeführten Unternehmen liegen, mit denen ich arbeite.

Konkret heißt das: Ob für dich der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 gilt, hängt an einer einzigen Zahl aus dem Vorjahr. Wer 2026 knapp über 800.000 Euro landet, hat ein Jahr weniger Zeit als jemand, der knapp darunter bleibt — und weiß das häufig erst, wenn der Jahresumsatz feststeht.

Das ist genau die Art Frage, die eine laufend geführte Buchhaltung nebenbei beantwortet und eine nachgeholte nicht.

Was sich in der Buchhaltung praktisch ändert

Weniger, als viele befürchten — und an anderer Stelle mehr, als viele denken.

• Ausgangsrechnungen: Deine Rechnungsstellung muss das Format erzeugen können. Das ist eine Frage deiner Software, nicht deiner Buchhaltung.
• Eingangsrechnungen: Hier liegt der eigentliche Aufwand. Strukturierte Rechnungen kommen künftig aus verschiedenen Systemen, in verschiedenen Varianten. Sie müssen ankommen, zugeordnet und aufbewahrt werden.
• Aufbewahrung: Das strukturierte Original ist das, was zählt. Ein Ausdruck oder eine Bildschirmansicht ersetzt es nicht.
• Belegdisziplin: Am Grundsatz ändert sich nichts. Was nicht zugeordnet werden kann, landet weiterhin auf dem Klärungskonto — nur eben schneller und in größerer Menge, wenn der Prozess nicht sitzt.

Format richtig, Zahlen trotzdem falsch — wie das zusammenhängt

Was du jetzt tun kannst

• Prüfe, ob eingehende E-Rechnungen bei dir tatsächlich ankommen und lesbar sind. Nicht theoretisch — einmal ausprobieren.
• Sieh nach, was dein Rechnungsprogramm kann. Viele können es längst und haben es nur nie eingeschaltet.
• Klär, welches Datum für dich gilt: 2027 oder 2028. Das entscheidet dein Vorjahresumsatz.
• Leg fest, wer bei dir die Rechnungen entgegennimmt und ablegt. Diese Rolle ist oft nie ausgesprochen worden.

Wer deine Rechnungen bucht, merkt es zuerst