Was deine BWA dir sagt — und was sie verschweigt

Fast jeder Unternehmer bekommt monatlich oder quartalsweise eine BWA. Die wenigsten schauen genauer hin als auf die letzte Zeile. Das ist verständlich — die BWA ist ein Bericht in einer Sprache, die einem nie jemand beigebracht hat.

Das Problem ist nur: Eine BWA ist eine Auswertung, kein Beweis. Sie rechnet zusammen, was gebucht wurde. Wenn dabei etwas fehlt, falsch zugeordnet oder gar nicht erst zugeordnet wurde, rechnet sie das genauso ordentlich zusammen — und das Ergebnis sieht trotzdem aus wie ein Ergebnis.

Zwei Handbewegungen

Wenn mir jemand seine BWA zeigt und sagt, die Zahlen seien gut, bitte ich ihn, mit der Hand zwei Linien in die Luft zu zeichnen — zwei verschiedene Höhen.

„Das eine ist so — und das andere ist so.“Sabine

Es ist dieselbe BWA. Es sind zwei völlig verschiedene Ergebnislinien. Die eine hat er gesehen. Die andere ist die, mit der er hätte planen müssen.

Wo der Unterschied herkommt: das Klärungskonto

In fast jeder Buchhaltung gibt es ein Konto, das die meisten Unternehmer noch nie angesehen haben. Es heißt Klärungskonto, manchmal auch durchlaufende Posten. Dort landet alles, was sich beim Buchen nicht eindeutig zuordnen ließ. Einnahmen. Ausgaben. Beides gemischt.

Das ist zunächst kein Fehler, sondern das Gegenteil davon. Meine Buchhalter haben eine feste Anweisung:

„Keine Buchung ohne Beleg.“Interne Regel

Wenn zu einer Bewegung kein Beleg vorliegt, wird nicht geraten und nicht irgendwo hingebucht. Sie geht aufs Klärungskonto, und es wird nachgefragt. Ein Klärungskonto ist also eine Liste offener Fragen — kein Ablagefach für Schlamperei.

Gefährlich wird es erst, wenn diese Fragen nie beantwortet werden. Dann wächst das Konto still vor sich hin. Und mit jeder Position darauf wird die BWA ein Stück unbrauchbarer, ohne dass irgendwo eine Warnleuchte angeht.

Woran du es selbst siehst

Du brauchst dafür kein Buchhaltungswissen und keine Software. Du brauchst ein Dokument, das du jederzeit anfordern kannst:

• Bitte um deine Summen- und Saldenliste. Nicht die BWA — die Summen- und Saldenliste. Sie zeigt jedes einzelne Konto mit seinem Saldo.
• Such nach „Klärungskonto“ oder „durchlaufende Posten“. Steht dort eine nennenswerte Summe, hast du deine Antwort.
• Schau, ob Verbindlichkeiten gegenüber Lohnsteuer oder Sozialversicherung auffällig hoch sind. Auch das ist ein Signal, dem man nachgehen sollte.
• Frag nach. „Muss ich hier etwas wissen?“ ist eine völlig normale Frage an den eigenen Buchhalter.

Wenn auf die Bitte um die Summen- und Saldenliste ein „Was ist das?“ zurückkommt, ist das für sich genommen schon eine Information.

Was daran wirklich teuer ist

Die häufigste Reaktion ist: „Dann korrigieren wir das eben am Jahresende.“ Das übersieht, worum es geht.

Eine falsche BWA kostet dich nicht in erster Linie am Jahresende. Sie kostet dich dazwischen — bei jeder Entscheidung, die du auf ihrer Grundlage triffst:

• Stellst du jemanden ein oder nicht?
• Hebst du deine Preise an oder hältst du sie?
• Investierst du jetzt oder wartest du?
• Wie viel kannst du dir selbst entnehmen, ohne dass es im Quartal eng wird?

Alle vier beantwortest du mit einer Zahl. Wenn die Zahl nicht stimmt, stimmt die Antwort auch nicht — und das merkst du nicht am selben Tag, sondern Monate später.

Was du daraus nicht machen solltest

Du musst kein Buchhalter werden. Das ist ausdrücklich nicht der Punkt.

„Ich will aus keinem Unternehmer einen Buchhalter machen. Ich zeige ihm, wo er hinschauen muss.“Sabine

Aber es gibt einen Satz, der viel öfter stimmt, als er sollte: Verantwortung lässt sich nicht abgeben, nur Arbeit. Auch mit einem guten Buchhalter und einem guten Steuerberater bleibst du derjenige, der seine eigenen Zahlen regelmäßig anschauen sollte.

Und wenn ein Prüfer das sieht?

Dann wird aus einem Buchhaltungsthema ein anderes Thema. Ein Betriebsprüfer, der eine Summen- und Saldenliste mit einem großen Klärungskonto aufschlägt, weiß sofort, wo er ansetzt.

Ab da geht es nicht mehr um Ordnung, sondern um Schadensbegrenzung. Das ist eine andere Arbeit, und Sabine macht sie auch — aber unter ihrem eigenen Namen und auf einer eigenen Website.

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Der einfachste erste Schritt

Fordere deine Summen- und Saldenliste an und sieh nach. Wenn dort etwas steht, das du nicht erklären kannst, ist das kein Grund für ein schlechtes Gefühl — es ist einfach der Punkt, an dem jemand einmal draufschauen sollte.

Wenn du nicht selbst danach suchen willst