Ich buche deine laufenden Geschäftsvorfälle. Und sage dir, wenn mir etwas auffällt.
Du kümmerst dich um den Umsatz. Ich um die laufende Buchhaltung.
Sabine Zumsande, Buchhalterin in Hattingen bei Bochum
Hier fällt mir etwas auf — und dann melde ich mich.
Deine Buchhaltung ist aktuell? Dann sag mir jetzt, wie viel du letzten Monat verdient hast.
Fast niemand kann das aus dem Stand. Es fragt einen nur nie jemand.
Umsatz
Kennen die meisten auswendig.
Was am Ende übrig bleibt
Steht in einer Auswertung, die man bekommt und selten liest.
Die Auswertung kommt ja. Die Frage ist, ob danach jemand mit dir draufschaut.
Im Alltag wird deshalb nach Kontostand entschieden — bis die Umsatzsteuer fällig wird. „Habe ich nicht mehr“ ist der Satz, der darauf folgt, und er ist teuer.
Das zweite Anzeichen ist leiser. Es ist ein einziger Satz: „Da muss ich erst nachschauen.“
Schluss mit der Zettelwirtschaft.
Du lädst hoch, was anfällt. Papier fotografierst du ab. Den Rest mache ich.
Was „mitdenken“ konkret heißt
Das System bucht. Ich schaue hin.
So eine Frage klingt dann zum Beispiel so:„Schau mal, dein Wareneinsatz stimmt hier nicht. Was ist da los?“Sabine
Für fast jede Branche gibt es Kennzahlen dafür, wie sich Umsatz, Wareneinsatz und Kosten zueinander verhalten — im Branchenverzeichnis von DATEV, jedes Jahr neu. Ich lasse deine Zahlen dagegen laufen und rufe an, wenn etwas nicht passt. Dann, wenn es passiert, nicht ein Jahr später.
Das Zweite sehe ich meist früh, und dafür brauche ich keine Belege. Ich frage nach der Summen- und Saldenliste. Ich finde dort fast immer etwas.
Wie das in einem Gespräch aussieht
„Meine Buchhaltung ist in Ordnung. Ich habe einen Steuerberater, ich habe eine BWA, die Zahlen sind alle super.“ Der Unternehmer
Sabine
„Dann schicken Sie mir jetzt mal bitte Ihre Summen- und Saldenliste.“
Sabine, nachdem sie hineingesehen hat
„Schauen Sie mal, Sie haben ja ein Klärungskonto. Da sind drauf 1,2 Millionen.“
Saldierte Bewegungen: Belege, die nicht zugeordnet gebucht sind. Das können Einnahmen sein, das können Ausgaben sein.
Sabine
„Machen Sie mal zwei Handbewegungen. Das eine ist so — und das andere ist so.“
Dieselbe Auswertung, zwei verschiedene Ergebnislinien. Wenn wir das Klärungskonto aufräumen, sieht sie anders aus — und mit ihr jede Entscheidung, die darauf aufbaut.
Dass so ein Konto überhaupt entsteht, ist übrigens kein Fehler. Es ist eine Liste offener Fragen. Zum Problem wird sie erst, wenn die Fragen nie beantwortet werden.
Wo stehst du gerade?
Fünf Fragen, wie sie im Erstgespräch fallen. Nichts wird ausgewertet, gespeichert oder übermittelt.
Was davon offen geblieben ist, ist genau das, worüber wir im Erstgespräch reden.
Erstgespräch anfragenWo ich genauer hinsehe
Fünf Stellen, an denen sich zuerst zeigt, ob die Zahlen tragen.
Hier würde ich stoppen. Klärungskonto Das Konto, das die meisten noch nie geöffnet haben.
Hier interessiert mich nicht der Wert. Sondern das Verhältnis. Wareneinsatz Läuft gegen die Branchenwerte aus dem DATEV-Verzeichnis.
Eine Auswertung zu bekommen reicht mir nicht. Deine Auswertung Eine BWA ist nur so gut wie die Buchhaltung darunter.
Das passiert nicht einmal im Jahr. Laufende Buchungen Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank, Kasse.
Hier übergebe ich. Die Übergabe An deinen Steuerberater. Vier Augen statt zwei.
Und was ist mit Buchhaltungs-Software und KI?
Software gehört bei mir zur Arbeit, nicht zur Debatte. DATEV ist bei uns im Einsatz, und je mehr davon sauber automatisch läuft, desto besser.
Die interessante Frage ist für mich eine andere: Was passiert, nachdem gebucht wurde?
Verarbeiten
Belege erfassen, zuordnen, verbuchen.
Einordnen
Hinschauen, ob das Bild stimmt. Nachfragen, wenn nicht.
„Was ist da los?“
Beides steht weiter oben: keine Buchung ohne Beleg — und ein Anruf, wenn etwas gegen die Branchenwerte läuft. Das ist die Arbeit, die nach dem Buchen anfängt.
Dabei will ich dich nicht zum Buchhalter machen. Ich zeige dir, wo du hinschauen musst.
Am Ende geht es weniger darum, wer bucht — sondern wer dir sagt, wenn etwas nicht zusammenpasst.
„Ich habe doch einen Steuerberater.“
Gut. Behalte ihn.
Wir sind keine Konkurrenten. Wir machen verschiedene Dinge — und zwar in einer bestimmten Reihenfolge.
Zumsande Buchhaltung
Buchen laufender Geschäftsvorfälle § 6 Nr. 4 StBerG — Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bank, Kasse. Das ganze Jahr über, nicht einmal im Jahr.
Dazu Unternehmensberatung und Begleitung: Ich schaue mir an, was die Zahlen sagen, und zeige dir, worauf du selbst achten kannst.
Dein Steuerberater
Jahresabschluss, Steuererklärungen, steuerliche Beratung. Das ist ihm vorbehalten — ich bin keine Steuerberaterin und will auch keine sein.
Wir machen hier die laufende Buchhaltung und übergeben sie an ihn. Er schaut noch einmal darüber.
Wenn die Grundlage nicht stimmt, kann auch der beste Steuerberater daraus nichts machen. Das ist keine Kritik an seiner Arbeit, sondern eine Beschreibung der Reihenfolge.
Die eigentliche Frage ist deshalb eine andere: Wer ist im laufenden Jahr nah an deinen Zahlen?
„das Buchen laufender Geschäftsvorfälle …“ — § 6 Nr. 4 Steuerberatungsgesetz
Wer da eigentlich hinschaut
Unterschätzt eure Buchhalter nicht. Es ist kein lästiges Übel, sondern eure heilige Kuh.
Sabine
Ich bin selbst Unternehmerin und habe ein eigenes Team.
Das ist der Grund, warum ich nicht über dein Risiko rede, sondern es kenne — ich sitze auf derselben Seite des Tisches wie du, nur mit besserem Blick auf die Zahlen.
Hinter Zumsande Buchhaltung steht deshalb nicht eine Person, sondern ein Team. Wenn du anrufst und ich gerade im Urlaub bin, bekommst du trotzdem eine Antwort. Wer dein fester Ansprechpartner ist, bleibt davon unberührt.
Mitgliedschaften und Werkzeuge
Mitgliedb.b.h. — Bundesverband selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter
UnternehmensmitgliedIHK Mittleres Ruhrgebiet
Software im EinsatzDATEV
MitgliedBund der Steuerzahler Deutschland e.V.
So läuft es ab
Vier Schritte. Der dritte ist der, vor dem sich die meisten drücken — unnötigerweise.
Erstgespräch
Wir sehen uns an, wo du stehst: was gebucht wird, von wem, womit und wie aktuell.
Angebot
Danach bekommst du ein Angebot, das zu deinem Unternehmen passt statt zu einer Paketgröße.
Daten aufnehmen
Bevor ich anfange, will ich alles sehen. Auch das, was dir unangenehm ist — ich muss den Ist-Zustand kennen, sonst arbeite ich an einer Fantasie.
Cloud-Zugang und los
Ab hier lädst du deine Belege hoch, den Rest mache ich. Papierbelege fotografierst du einfach ab, das reicht. Kein Ordner, kein Termin, kein Papier.
Schritt eins ist ein Gespräch. Alles andere kommt danach.
Erstgespräch anfragenKein Preis, bevor ich weiß, was da liegt.
Eine Preisliste wäre in den meisten Fällen falsch. Der Aufwand hängt an der Belegmenge, an deiner Struktur und am Zustand deiner Buchhaltung. Das Letzte weiß kein Preisrechner.
Deshalb kommt das Angebot nach dem Erstgespräch. Ein ehrlicher Preis braucht erst einen Blick in die Zahlen.
Das passt zu dir, wenn
- du deinen Umsatz kennst, aber nicht das Ergebnis.
- dir noch nie jemand gesagt hat, ob deine Zahlen tragen.
- du wissen musst, wo du stehst — nicht erst am Jahresende.
- du gerade gründest und den Satz kennst: „Ich wusste das gar nicht — und jetzt?“
Der typische Rahmen liegt zwischen 250.000 und 2 Millionen Euro Jahresumsatz — als Orientierung, nicht als Bedingung. Was ich erwarte: respektvoller Umgang, voller Einsatz von beiden Seiten, Steuerehrlichkeit.
Zum Nachlesen
Am Anfang stand eine Frage.
Weißt du, wo du stehst?
Erstgespräch anfragen
Ein Erstgespräch ist kein Verkaufstermin. Es ist eine Bestandsaufnahme.
Das Erstgespräch kostet nichts.
Wenn deine Unterlagen gerade kein schöner Anblick sind: Das ist der Normalfall. Ich habe Schlimmeres gesehen und verurteile niemanden für ein Chaos, das sich angesammelt hat.
Du musst auch nicht wissen, wie man das Problem beschreibt. Schreib einfach, was dich stört.
Erreichbar Montag bis Donnerstag 9:00–16:30 Uhr, Freitag 9:00–14:00 Uhr.